Comment classer vos documents numériques ?

La multiplication des fichiers techniques et des dossiers peut rapidement mener à une perte de temps et d'efficacité. Nous vous proposons 3 astuces pour bien classer vos documents numériques et optimiser votre organisation.

Arborescence des dossiers

Tout d’abord, créer une arborescence de dossiers claire et structurée. Pour cela, il est important de définir des catégories de documents correspondant à votre activité. Par exemple, des dossiers pour les plans, les DOE, les rapports de visite, les baux, etc. Chaque dossier doit être nommé de manière explicite pour faciliter sa recherche ultérieure. Il est également recommandé de créer des sous-dossiers pour chaque type de document si nécessaire.

Le nom des fichiers

Le deuxième conseil est de nommer vos fichiers de manière cohérente et uniforme. Évitez les noms de fichiers trop longs ou trop génériques. Utilisez des noms de fichiers qui décrivent clairement leur contenu et utilisez des abréviations ou des codes si nécessaire. Vous pouvez également inclure des informations supplémentaires telles que la date ou le numéro de référence dans le nom du fichier pour faciliter sa recherche.

Anticiper le rangement

Enfin, le troisième conseil est de prendre le temps de ranger vos fichiers régulièrement. Évitez de laisser s'accumuler trop de fichiers dans un dossier. Prenez le temps de trier régulièrement vos documents pour vous assurer que chaque fichier est à sa place et qu'il est facilement accessible en cas de besoin. Un bon système de gestion de documents numériques permettra de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité de votre entreprise.

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